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      人力資源管理信息系統成功建設之道

      閱讀次數: 日期:2019-04-28


       北京宏景世紀軟件股份有限公司業務總裁  房宏
       
      隨著人才競爭的加劇,人力成本快速上升,人力資源管理的高效化、精細化、流程化已經成為企事業人力資源管理的關鍵。而借助信息技術提升人力資源管理水平也成為這些單位的不二選擇。筆者結合自己20多年的人力資源管理信息系統(以下簡稱eHR系統)建設經驗,加之對本刊所載人力資源信息化案例的跟蹤分析,提煉總結了人力資源信息化建設成功之道,以飱讀者。
       
      一、領導重視是成功建設的關鍵
       
       人、財、物一直是企事業單位的三大管理內容,其中的“人”更是重中之重,是各級領導管理的核心與難點。eHR系統不僅是面向全體員工服務的管理系統;更是企事業單位OA、財務、ERP等系統的基礎支撐系統;是領導開展人力資源決策的基礎系統。eHR系統建設不僅需要多個部門的協同與支持,更需要來自領導的支持。如項目啟動階段需要領導強調項目的意義、計劃和要求;項目實施開發階段需要領導決策管理模式、管理體系規范等;項目上線應用后需要領導帶頭使用,驗證系統成果等。不同階段,有了領導的參與與重視,才能保障系統需求準確、計劃按時執行、應用效果明顯。
      從前面十幾家案例分析,合理的項目預算,也是系統建設成功的保障之一。人是管理中最為復雜的,那么管人的系統也同樣復雜,既要功能全面,又要規范易用;既要靈活開放、又要安全穩定,還要與其他系統進行集成,應用范圍涵蓋了領導、員工及各一線部門等,經常要對已有的管理模式、流程、方法等進行變革。這么復雜的系統,必須得到領導的充分重視,給予充足的預算和資源保障,才能得以順利實施開發,才能保障長期應用。
       
      二、正確選型是成功建設的基礎
       
      許多單位進行eHR系統選型時投入了大量的時間、資源和精力,但系統最終上線運行之后的效果卻與原來的初衷相差甚遠,管理效率沒有得到有效的提升,還需要花費大量的人工和高昂的費用去維護系統。在進行選型的時候,供應商都會把他們軟件方案中最好的一面展現出來,讓決策者眼花繚亂,難以做出準確判斷。那么如何從眾多的廠家中選擇適合自己的系統呢?我們總結了以下人力資源管理系統建設成功選型的樹形模型:
        

       

      1.業務需求

      用戶的業務需求相當于樹根,是系統建設的根本,是選型過程中一直圍繞的核心。在正式啟動選型之前,客戶要根據自己的單位性質、業務特點和關鍵需求,制訂人力資源管理系統建設的目標和主要的需求內容。有些用戶對于自己的需求只是籠統的概念,無法整理出清晰明確的需求內容,這種情況下,也可以先找1-2家專業的eHR廠商來交流,通過廠商的產品介紹來梳理自己的需求。當然,通過了解,也可以先委托1家自己比較中意的專業廠商駐場調研,讓廠商的專業人員整理出需求來。
      用戶的需求通常包含以下內容:

      (1)現狀:主要是明晰自己單位的性質以及目前的經營發展業務規劃對人力資源管理的要求,自己的組織模式、HR業務現狀、存在的問題等;
      (2)目標:主要是結合問題提出信息化建設的核心目標,也就是要實現的管理體系或狀態。對于目標制定,一定要合理,有些用戶目標過于理想,或者過于龐大,對后面的選型與實施都將帶來風險。合理的目標往往是務實、適用、分階段且具有一定的前瞻性,能夠快速獲得項目建設成果,保障項目的順利執行。
      (3)范圍:主要是系統實施的范圍,包含縱向的機構層級范圍和橫向的職能部門涉及范圍,以及業務模塊范圍。
      (4)功能:主要是各個業務模塊主要的業務需求功能,或者是各個業務模塊需要實現的業務內容。
      (5)集成:主要是人力資源信息系統與其他管理信息系統的集成模式、接口關系等。
      (6)時間:主要是系統建設的時間規劃,通?梢詫⑷肆Y源信息系統建設劃分為2-3個階段,逐步實現全面的信息化管理。
       
      2.產品性價比

      產品是信息化系統建設的樹干,選擇對了的產品,系統的實施和應用都將順暢舒適,選擇錯了則怨聲載道。目前市場上的人力資源管理軟件產品主要可以劃分成框架型產品、平臺化產品、標準套件型產品三種?蚣苄彤a品的特點是已經開發搭建好了產品的架構和主要應用,具體的應用要根據客戶的實際業務進行現場開發實現,優點是用戶需要什么基本上就開發什么,個性滿足度高,使用起來順暢;缺點是由于客戶需求是變化的,當業務變化后還需要開發人員專門開發,當應用2-3年后由于架構局限和人員變動,基本上無法再通過開發滿足業務變化,這種系統一般使用3-5年就要更換,系統的實施和服務成本很高,并且越是隨著實施的深入,費用成本就越高,甚至最后可能導致因開發成本無法承受而湊合應用,導致領導、員工都怨聲載道。平臺化產品的特點是產品依據一個開放性的平臺,能夠滿足通用性、先進性的用戶業務需求,并多數業務可以通過配置來實現客戶具體的需求應用,個別的個性需求也可以基于平臺開發實現;優點是系統靈活,能夠通過升級來保障長期應用,依靠升級依然能滿足業務管理的需求;缺點是用戶的一些局部個性需求一般建議通過升級實現,不要即時開發,以降低系統應用成本。對于標準化套件產品,通常是一些小型軟件,系統功能及配置較弱,優點是價格低,缺點是缺少后續的服務保障。
      對于人力資源管理產品,由于人力資源業務的無標準、常變化的特點,不能等同于財務、供應鏈等比較標準固化的系統來參考選型,人力資源軟件產品一般要具備以下特點:

      (1)產品必須功能豐富、靈活可配、滿足客戶
      信息系統首先需要滿足企業人力資源管理的業務需求,系統的成熟、開放對于用戶來講至關重要。對于企業的實際業務需求,應該通過系統的靈活配置來滿足,而不是通過大量的個性化開發來實現。因為過多的二次開發,一定會對系統的穩定性和將來的升級帶來影響。

      (2)產品必須具有很好的易用性,滿足人員水平參差不齊的現狀
      人力資源管理人員不是專業的IT人員,他們中大多數的計算機專業水平相對不高。系統的功能即使再強大,如果最終使用系統的人很難掌握和操作,那么最終的結果也只能是束之高閣。

      (3)產品的架構必須具有很好的靈活性、擴展性,保障長期應用
      由于我國目前正處在由傳統人事管理向人力資源管理過渡的轉型時期,人力資源管理從思想到行動都發生著巨大的變化,由于摸索中的人力資源管理隨時都可能發生這樣那樣的變革,這就對人力資源管理軟件提出了巨大的挑戰。要求人力資源信息系統不僅要能滿足企業各種復雜的實際需求,而且還要適應企業未來需求的變化。這就對系統的靈活性、可擴展性提出了很高的要求。

      (4)產品理念具有一定的前瞻性
      人力資源管理從人事管理到人力資源管理再到人力資本管理或人才管理,都是基于人力資源的開發理念來發展的,軟件產品在滿足事務性高效處理的情況下,還要具有一定的先進理念,滿足人力資源管理提升的需要。但是,企業選型中,一定不要過分強調理念,畢竟很多理念還是在管理層面,未必需要軟件系統實現,或者就根本無法實現,F在有些廠商在演示介紹時,經常是講一通管理理念和體系,但是在產品的應用上又沒有看到所謂的理念實現,他們只是在迎合客戶的心理,尤其是客戶高層領導的一些務虛的心理,這一點人力資源系統使用人員在選型時還需要擦亮眼睛,不要被虛無縹緲的理念所迷惑。

      (5)產品技術上應具有一定的先進性
      現代信息技術日新月異,SOA、企業云等等新的技術不斷涌現,這就需要人力資源系統廠商必須要跟得上技術發展,用新技術為用戶提供更好的服務。
      究竟選擇什么樣的產品,建議最主要的還是考慮業務需求滿足度,考慮產品的性能價格比,也就是看產品提供的業務模塊對客戶需求能滿足多少,除集成接口外常規上需求滿足度要超過95%才是最佳的產品,并且價格上必須是在合理的范圍內,以較高的性價比實現系統的建設。
       
      3.人員專業性

      考慮到人力資源信息系統建設不是單一的技術行為,所以在選型中還要全面考察項目實施人員的技術能力和業務能力。一般情況下,專業的HR軟件廠商的人員由于長期專業專一從事人力資源系統業務,不僅具備技術功底,同時也都具備了比較豐富的人力資源管理業務體系經驗和能力,能夠在業務建設中給客戶提出一定的梳理優化建議,使得有些用戶不僅是建設了一套信息系統,還能夠通過系統建設實現人力資源管理體系、流程的梳理與優化。
       
      4.技術路線

      當前人力資源管理軟件產品的開發技術通常是Java和.NET,對于具體的客戶而言,除了上述的業務需求外,選擇適合自己發展的技術體系也非常重要,畢竟技術要影響今后的集成、安全等,F在很多客戶選型時往往只關注了功能,忽略了技術體系,尤其是選型基本是由人力資源業務部門主導的企業,經常出現系統應用一段時間后才發現安全、集成等問題,導致系統不得不因為企業整體信息化的技術要求而更換,造成了財力、物力、人力的極大浪費。
      由于Java的開放性和安全性,到目前為止Java仍然是企業級開發的主流路線,如果是中小型的項目,可以選擇. Net開發的系統,畢竟中小企業承受不了費用高昂的Java軟件。
       
      5.廠商類型

      有些客戶在綜合廠商和專業廠商之間不知道該如何選擇,其實,不管是綜合廠商還是專業廠商,適合自己的就是最好的。相對于其他業務模塊來說,人力資源管理隨著企業發展經常性會發生調整和改變,比如績效管理體系、薪酬體系的調整是很正常的現象;一些國有企事業單位還要面對大量的來自上級主管單位管理報表的強制填報要求。筆者曾經做過一些簡單的統計,在國有企事業單位里,僅人事報表的數量平均就達到了百張之多。這些報表還會隨著管理的變化不斷調整。如果eHR系統不能隨著人力資源管理的變化而靈活調整,那么企業信息化投資將面臨很大風險,后期因為變化產生的費用將不可控。
       
      6.實施服務

      eHR系統不是一個簡單的買來就用的軟件產品,其部署過程是一個包含了系統規劃、系統實施、培訓、系統維護和升級、系統應用管理等眾多環節的復雜過程,其中任何一個環節出了問題,都可能導致eHR系統在企業實施或應用中失敗。很多時候,客戶在支付了可觀的費用后卻得不到相應的服務;甚至有些供應商因為各種原因退出eHR業務領域,導致其過去的客戶無法得到后續的服務。
      因此,從某種意義上來看,客戶不只是在選擇eHR產品,更應該是選擇一家值得信賴的eHR供應商作為自己的合作伙伴。在當前客戶對產品、服務等要求越來越高的時代背景下,在某領域聚焦并深耕的廠商往往更能給客戶帶來更多的經驗和價值,更容易贏得客戶的青睞。
       
      7.成功案例

       人力資源管理是一門實踐科學,其管理系統的選擇也要充分考慮是否具有案例實踐,尤其是成功案例實踐。雖然, 人力資源管理具有較強的通用性,但不同的行業還是有很大的差別;不同的階段,管理模式也未必相同,所以,選擇案例的時候,比較適合的是選擇相似的管理模式、相似的人員規模、相似的業務需求更為有效。
      拜訪成功客戶是選型最關鍵,也是最重要的環節。這個環節做好了,不僅可以了解客戶的信息化建設情況,還可以了解到一些他們的先進管理模式和做法。當然,由于成功案例客戶有時自身工作也很忙,不一定能夠接待同行的訪問,那么,通過廠商來介紹客戶的應用情況也是一種替代的做法,也有些客戶采用需求點對點測試的方式代替這一環節。
       
      三、eHR系統建設的幾點建議
       
      1.整體規劃,分布實施

      eHR系統的主體應用部門是人力資源部,隨著人力資源管理外延的不斷擴大,將來的人力資源系統不僅要服務于組織內部的所有人員,也要服務于組織外部的相關人員,不僅滿足服務對象的信息檢索、信息共享需求,也要滿足服務對象的業務參與、互動交流等需求。且人力資源管理涉及了很多核心的管理內容,尤其是薪酬管理、績效管理等影響著每個人的切身利益,系統建設的成功與否,將影響每個人的工作效率、工作心態和滿意度等。
      因此,系統規劃時務必要結合本組織的實際情況、狀態、發展目標等進行合理規劃。建議可以分為三個階段來建設eHR系統。首先實現人力資源管理的效率提升,通過實施員工全生命周期的大數據建設,實現人員信息的動態統計分析、信息共享,以及工資核算、合同處理、保險福利、報表統計等的自動化處理,提升工作效率和準確性,釋放人力資源工作者的精力。第二階段是完成面向全員的動態服務和業務流程網絡化,滿足不同服務對象的信息獲取、業務參與需求,提升組織運營的規范性。第三階段則是以人才評估、培養、考核、發展為主線,通過實施能力素質、職業生涯、培訓發展、績效管理等體系,實現系統化、科學化、協同化的人才資本管理,實現人力資源管理變革組織驅動業務的高端管理職能。
       
      2.合理規劃管控模式

      目前,對于集團企業,實施人力資源管理系統一般有兩種模式,一是各級單位根據自己的需要自行實施系統,二是集團總部統一規劃、統一實施。前者能夠滿足下級單位的個性需求,與實際業務結合緊密,實用性較強,通常能夠保障長期應用;后者則多是滿足了集團總部的信息匯總、規范標準、有序控制的要求,而下級單位的實際業務需求滿足度較差,導致應用不充分,甚至出現為應付上級要求臨時性更新維護數據,日常卻仍低效率的手工管理或私下再實施一套系統的情況。建議集團企業在規劃人力資源系統時,首先分析自己的業務管控模式以及人力資源對應的管控體系。對于運營管控型的集團,通常也是單一業務的集團企業,建議統一人力資源的數據標準、業務規范,全集團統一大集中模式部署系統,滿足集團從數據到業務規則甚至各種權限的統一管理。對于戰略和財務管控型的集團,通常也是多元化經營的企業集團,人力資源系統重點是信息數據的集中管理,具體的業務規則如考勤、績效等是由下屬單位個性化管理的,系統的部署方式可以采用數據集中、業務分布的模式,即統一人力信息的指標、代碼、結構等基本標準規范,各個單位可以分別部署系統,實現自己的業務管理需求,總部和下屬單位的服務器之間部署數據同步程序,下屬單位的人力數據定時同步給集團總部,滿足集團管控的需求。
       
      3.適合的才是最好的

      隨著云技術的快速發展,管理信息系統的云應用如雨后春筍般越來越多,那么人力資源管理系統到底是不是適合云部署應用,或者人力資源管理的哪些業務可以采用云部署? 這些都需要結合企業自身的實際情況和業務本身的特點來決定。宏景認為,點多面廣,涉及到每一個領導和員工的應用,需要系統非常簡潔、易用。采用云模式、移動應用就比較符合新生代的操作習慣。例如各類領導員工自助、360評價、民主測評等。工資、報表等僅限在人力資源部門的應用采用電腦網絡化模式就足以滿足客戶需求。
      選擇eHR系統時,適合的才是最好的,客戶必須對自身人力資源管理所處的階段有清醒的認識。“適合的解決方案”倡導的是一種漸進式的管理改進,而“完美的解決方案”往往迫使組織進行“管理革命”。就現階段而言,國內大多數客戶是負擔不起“管理革命”的代價的,這也意味著與企業實際情況差別較大的過于先進的解決方案是很難順利推行的,或者花了很大代價推行,最終運行起來的可能只是很基礎的部分。
       
      4.避免過度招標

      在進行eHR系統選型時,很多客戶會遇到多家廠商參與競爭?蛻粝M敫偁,“花最少的錢,辦最好的事”。因此。招標成了達到這一目標的途徑之一。
      事實上,經過這些年的發展,不同廠商的產品適用的客戶群是不一樣的,很少有廠商提供的產品能夠適應不同性質、不同規模的所有需求。針對某一個客戶,有些廠商的產品比較接近,有些則相去甚遠?傆幸恍┤鮿莸膹S商為了獲得項目機會而將價格報得很低。最后的結果是:客戶集市場上所有軟件的優點和長處寫成“完美需求”,以一個最低價中標,這就是所謂的“過度招標”現象。這種情況下,看上去客戶是最大的贏家,實際上早已經違背了“優質優價”最基本的市場規律,一些廠商在客戶“過度招標”下做出的種種承諾,往往會在獲得項目機會后大打折扣,這將為項目的后期實施和應用留下大量隱患。
      eHR系統建設的成功,需要客戶與供應商共同努力才能達成。任何一方如果僅考慮自身的利益而忽視對方的利益,就很難在客戶與供應商之間建立起信任關系,受到損害的將是項目本身,最終會導致客戶與供應商的兩敗俱傷。
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