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      浙江大學醫學院附屬第四醫院 “全周期”人力資源信息化管理實踐

      閱讀次數: 日期:2019-03-26

       

      浙江大學醫學院附屬第四醫院(簡稱“浙醫四院”)是經浙江省衛生和計劃生育委員會批準、義烏市政府全額投資、由浙江大學和義烏市政府合作共建、浙江大學負責管理、按照綜合性三級甲等醫院標準設計建設的著名大學附屬醫院。醫院納入省級醫院管理,系省市醫保定點醫院。浙醫四院依托浙江大學的人才和學科優勢資源,吸收和借鑒國際先進的醫院管理模式,采用行業領先的醫療安全管理體系,將建設發展成為一所高起點、高水平、國際化特色鮮明的現代化醫院,為義烏乃至浙中地區人民提供優質、安全、高效、價廉的醫療服務。
      醫院近年來發展迅速,醫療隊伍不斷擴大,醫院致力于打造富有人文特色的高品質醫學中心,促使醫院高度重視人力資源與人才管理。人才是醫院發展的核心資產,創造良好的人力資源服務以及規范、科學、高效管理機制的“軟環境”是當前醫院人力資源管理的首要任務。人力資源信息系統的引入目的在于使人力資源部能騰出更多精力,從而能站在院級層面來建設更高更廣意義上的“醫院人力資源管理”。

       

      一、醫院人力資源信息化建設的背景
      1.事務性工作占據人力資源部門太多精力
      醫院新建之初人力資源信息化程度較低,信息共享性差、集成度低,由于缺乏系統性的管理工具,人力資源部不得不將大量時間花費在處理各種繁雜性事務工作中,人才招聘、薪酬管理、績效考核、教育培訓等模塊在舊的人力資源系統中無法實現,無論是組織培訓、招聘人員,還是工資發放、檔案管理等瑣碎的日常事務工作都必須依靠手工使用office軟件來操作,工作量大、效率低,并且歷史數據不便保存、容易遺失。人力資源管理工作急需依托成熟、專業的信息系統,來減輕手工作業造成的查詢、統計等方面繁重的計算工作,縮短工作時間,提高人力資源部門的工作效率。從而整合醫院管理資源,提高管理效率,降低管理成本。
      2.人力資源管理提升至院級層面,全員參與已是趨勢
      在現代醫院管理中,人力資源管理工作人員已經不僅僅局限于人力資源部門,而是擴展到了整個醫院各個層面。通過面向全員的信息化工具,延伸人力資源管理范圍,提高全院人員對于人力資源管理的參與度,有效改善人力資源部門的服務范圍和服務質量,避免形成人力資源部內部、人力資源部與各業務科室、人力資源部與職工之間的“信息數據孤島”。在各職能部門、業務科室與全院職工的積極參與下,有效促進人力資源管理工作的全院覆蓋,不僅提升了人力資源部門的工作效率,更有效提高了人力資源部的服務效率與服務品質。
      二、人力資源管理信息系統建設初衷
      1.完整記錄全院職工“全工作周期的資料與信息
      完整記錄并保存職工入院工作后的個人相關信息資料,整合建設統一平臺的人力資源信息系統,以“全周期管理”模式記錄職工自入院以來的所有人員信息與重要資料,建章立制,牽頭醫院各職能部門參與管理,共同成為人力資源信息系統的管理者、維護者,并為各職能部門日常工作的開展提供系統支持。
      2.實現人力資源管理全面信息化、智能化
      建立功能完善的人力資源管理系統,包括人事檔案管理、培訓記錄管理、人事報表管理、年度考核管理、薪資福利管理、考勤結果管理、合同管理、休假管理、職工自助以及系統管理與維護等模塊,實現人力資源部門日常工作的信息化、系統化管理,提高工作效率,提升服務質量。
      3.規范管理、提升效率、信息共享
      通過系統建設,逐步實現管理規范化、標準化,提升工作效率。完善業務數據,使其能夠與醫院其他應用系統進行有機連接,實現醫院人力資源信息的共享互通。
       
      三、醫院人力資源信息化取得成果
      1.多科室協同開展人力資源整體信息管理
      系統為醫院各行政職能部門與業務科室分設功能帳號,分別用于各部門、科室所轄職工信息資料的管理與維護,如黨辦:政治面貌信息;院辦:職務信息、出國信息;醫務部:醫療執業資格證書信息、醫療資質信息、醫療權限信息;科教部:繼續教育信息、CPR培訓信息;護理部:護理執業證書信息、護士層級信息、護士教育信息;財務部:工資卡信息;后勤部:戶籍信息。集全院之力,共建醫院人力資源信息數據庫,以此來全方位的記錄職工自入院以來的所有相關信息,已錄信息各部門間可共享互通,職工自己也可以通過個人帳號進入系統查看校驗,開展績效考核等業務工作。人力資源數據庫的建設為各職能部門的業務工作開展提供了系統化的平臺支持,也為人力資源部信息采集、整合全院人力資源信息提供了有力的抓手,各職能條線共同維護更新信息,使得院內人力資源數據的準確性得到了實時保證。
      2.預警提醒與業務有機結合,實現由“人找事”到“事找人”的業務轉變,提升服務品質,規避人事風險
      人力資源管理業務細節多且敏感,涉及到職工的核心利益,必須及時保質保量地辦理,否則極易發生人事糾紛。人力資源部門根據系統功能分別設置了職工合同到期、試用期到期、薪級變動、退休年齡、各類資格證書到期等業務時間節點上的預警提醒,只需準確記錄各類時間信息,設置好預警條件之后,系統就能準確智能地篩選出即將達到各類時間節點的職工名單,并根據名單提前通知,可聯動辦理相關手續。這一功能不僅實現了由“人找事”到“事找人”的業務轉變,達成了高效高質的業務辦理,更有效幫助人力資源部門提高了服務水平,同時幫助醫院規避了各類風險,切實提升了職工的滿意度,也減輕了人力資源部門的工作壓力。
      3.“一站式”智能工資變動業務處理
      規范的薪酬管理是醫院科學管理、穩步發展的核心保障。本次項目建設了“薪資管理”模塊,將薪資變動各類表單均內置到系統,實現了工資變動的自動提醒、自動計算、操作和同步記錄,實現了一站式智能工資變動業務的處理。
      具體業務如下:信息管理崗的工作人員在系統中日常維護人力資源數據,當與工資變動相關的時間節點到來的時候,系統自動提醒薪酬管理崗人員進行工資變動業務操作。以年度考核合格人員批量薪級工資晉升為例,信息管理崗人員只需批量導入每個職工的考核結果記錄,系統便會自動提醒薪酬管理崗人員開始批量調整薪酬工作,薪酬管理崗人員點擊預警提醒后,系統自動跳轉至年度薪級晉升工資變動審批表,并根據規則自動提取考核合格及以上且沒有長病假、停薪留職等特殊情況的人員列入工資變動審批表中,薪酬管理崗人員只需點擊“計算”,便可完成考核合格職工的批量調薪工作,也可一鍵批量打印歸檔至個人檔案的工資變動審批表及提交財務部的當月工資變動花名冊,同時將每位職工本次工資變動的記錄歸檔到職工信息中,形成工資變動的歷史記錄檔案,方便隨時查詢與輸出。以此“一站式”智能完成工資變動業務,極大地節省了工資變動業務所花費的時間,同時提升了業務辦理的及時性和準確性,真正解決了以往人工處理所帶來的各類問題。 

       

      4.覆蓋全員的KPI考核管理
      為有效發揮考核管理的指揮棒作用,醫院成立考核工作小組,梳理優化了考核機制,建立起了科學的KPI考核體系。目前已將醫院現有的78種類型的考核表,共計3000多個考核指標置入系統,開展全院職工的考核工作,職工只需登錄系統完成考核自評部分,即可提交至部門主管,再由部門主管完成主管評價部分并上報至人力資源部,最后由人力資源部結合部門整體考核結果完成最終的醫院評價部分,整個考核過程清晰簡便,與傳統的年度考核相比更加省時省力,職工在電腦前即可完成年度考核,真正實現“信息化”、“無紙化”的考核。同時,考核工作完成后還可結合軟件功能開展各類統計分析,職工也可及時獲得反饋,完成考核流程的閉合路徑,即“任務-執行-考核-分析-反饋-優化”,,同時也促進了考核工作的持續改進。
      5.靈活使用報表工具,有效減輕人力資源數據統計工作壓力
      醫院人力資源信息的查詢、統計工作較為頻繁,工作量巨大。在系統建設中,人力資源部門將常用的各類人員信息統計表(如學歷信息、職稱信息、年齡信息、人員類別信息、各類事業單位報表等)、各類人力資源花名冊、各類日常工作中需要開具的證明(如在職證明、收入證明、無房產證明等)事先預置在系統中,統計時只需抓取數據,即可實時獲得人員信息統計表。人力資源數據的多維統計與有效分析,將是醫院開展現代醫院人力資源科學化管理的基礎,也將為醫院戰略發展、人才隊伍建設等方面決策提供非常重要的人力資源數據支撐。 

       

      6.無縫對接OA行政辦公平臺,提供職工自助服務
      為方便全院職工參與人力資源信息數據的管理,醫院將人力資源信息系統與OA行政辦公平臺通過信息化手段進行鏈接,職工登錄OA行政辦公平臺的同時即可單點登錄HR系統的個人信息界面,職工可在該界面上查詢個人職稱、職務、考勤、內訓、政治面貌、論文、科研等相關信息,并可自助下載個人各類資質證書的掃描件,完成考核等自助業務。通過鏈接,OA行政辦公平臺所產生的考勤數據也能自動轉入人力資源信息系統,促進了職工信息數據的更新完善。這也增進了人力資源部門與職工之間的協同互動,也為后期提供更多職工服務奠定了良好的平臺基礎。
      7.與考勤系統實現無縫對接
      醫院原有考勤系統的考勤數據,通過人力資源管理系統提供的標準接口,自動同步到HR系統中的考勤結果子集,通過自動關聯,使得原有的考勤結果自動參與工資的計算。系統的數據同步功能,使得人力資源管理系統真正成為了醫院的人事數據中心。
       
      四、系統建設的經驗與心得
      1.醫院管理層高度重視
      加強人力資源信息系統的頂層設計,使醫院領導充分認可與肯定人力資源信息管理系統建設的重要性和必要性,將系統建設提升至全院高度,建章立制,搭建工作合作基礎與平臺,充分與各職能部門溝通商議,匯總集成各部門的功能需求,破解各類數據統計歸檔等困難,共商共建醫院人力資源信息系統,實現數據歸口和出口統一規范,科科共建,科科共享。
      2.充分的需求調研
      在開發構建新的醫院人力資源信息系統之前,需要率先開展充分的需求調研,做好充足的前期準備工作。醫院人力資源信息系統不僅要滿足人力資源部門的日常工作需要,更要滿足各職能部門的日常需求,甚至在一定程度上更要滿足全體職工的使用需求,所以在構建系統時需要具有前瞻性與拓展性的考慮,以便將來二次開發時能與其他系統進行有效對接。廣泛進行需求調研,反復進行需求論證,提早搭建系統框架是構建整個系統成功與否的關鍵。
      3.按計劃嚴格實施
      在編制完系統構建計劃后,就必須嚴格按照開發計劃穩步實施,即保證項目開發的進度,更促進項目早出成果。人力資源部門需安排專人全程跟進項目,全力配合軟件公司項目建設,與軟件開發公司保持緊密聯系與溝通,將構建過程中出現的各種問題及時反饋給雙方項目組,以便快速協調落實解決。
      4.人力資源部門需專設一名系統管理員
      人力資源信息系統的構建是一項復雜且長期的工程,項目完成后仍需與軟件開發公司保持緊密聯系與溝通,以保證系統上線運行后出現的各種問題可以得到及時有效地解決。人力資源信息數據涵蓋職工入職、薪酬、調動、晉升、離職等核心利益的重要信息,必須保證這些信息的準確性、安全性以及更新的及時性,這是醫院人力資源管理工作平穩運行與發展的基本保障。因此安排專人參與系統構建、二次開發及使用的全過程,其重要性和必要性不言而喻。
       
      五、即將進行的二期建設規劃
      醫院人力資源管理系統建設之初就設立了“統一規劃、分步實施、穩步推進”的實施原則,在較好完成并且應用系統一期項目模塊后,接下來將規劃更貼合人才管理、人才培養需求的管理模塊,通過信息化手段更好地做好人才隊伍建設。
      1.建設在線學習平臺,促進學習型組織建設
      目前醫院現有的培訓模式相對傳統,在培訓方式和手段上都存在不同程度的局限性。通過多形式多渠道的培訓模式運用,不僅能彌補現行培訓模式的不足,更能充分發揮培訓的作用,實現培訓的成效。傳統的內訓、公開課一般都會從學員、時間、場地、講師等方面進行統籌規劃,這些都很大程度上占用了有限的培訓預算,還容易出現費用高、效果差的現象。在線學習方式的廣泛應用,能夠很大程度地發揮其在課程數量、種類、范圍、分享等方面的優勢,并且省去了線下培訓的諸多人力、物力、財力成本。在線學習平臺作為培訓管理的在線管理系統,提供了一個可隨時隨地學習的環境,既有利于個性化的課程建設,更有助于提升學員學習興趣,促進醫院的學習型組織建設。
      2.實現職工個人檔案電子化建設
      人力資源部門已在前期工作中將職工的各類資質證書以掃描方式存入人力資源管理系統,并以信息子集的方式進行呈現,可供相關部門隨時調取,也可供職工自行下載使用。結合醫院戰略發展要求,圍繞醫院人力資源數據的“全周期”建設理念,人力資源部門擬結合軟件自身功能,通過二次開發,建立職工個人電子檔案主頁,建立職工電子檔案庫,規范、標準、統一進行實時更新,方便各部門和職工個人查閱、調用,為醫院后續各項工作的開展奠定基礎。
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