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      云南省交通規劃設計研究院:從傳統科研院所向知識型企業的轉型

      閱讀次數: 日期:2019-03-13

      云南省交通規劃設計研究院(簡稱“云交設計院”)成立于19561月,作為國有全資的咨詢企業,具有工程勘察綜合類、工程測繪、工程設計、工程咨詢、工程監理、公路水運工程試驗檢測等甲級資質,水土保持、市政給排水、環保污染治理、風景園林等乙級資質,以及特種工程專業承包、涉外承包工程資格等。能從事國內外公路、市政道路、橋梁、隧道、交通工程、建筑、機場道路、環境工程、檢測、加固、養護和監理等各階段咨詢業務,具有完成基本建設投資400億元以上項目的設計能力,2016年通過了質量、環境、職業健康安全管理體系認證,本著立足云南、面向全國、走向世界經營方針,業務遍及全國十多個省份和非洲、南亞、東南亞多個國家。
      2001年云交設計院由事業單位企業化管理轉變為具有企業法人實體和市場主體的科技型企業。在激烈的市場競爭中云交設計院取得了豐碩的發展成果,同時也鍛煉了一支高素質的人才隊伍。全院700多名在職職工,中高級工程師200人,高中職人員占職工總數的70%,獲得國家注冊類工程師資格近70余人次,并且多人享受政府特殊津貼。從這個意義上來看,云交設計院是一家充分參與市場競爭的知識密集型企業。
      一、e-HR系統建設的源起
      在快速發展過程中,云交設計院深刻認識到人才是企業發展、贏得競爭的關鍵。對人員能力素質的評估與提升,已成為云交設計院關注的核心,這是關乎企業發展與項目質量的保障。如何有針對性地發現人才短板并輔以科學培訓與培養,是我們管理人員一直在探索的課題。隨著云交設計院的快速發展,高端人才規模不斷擴大,在這種情況下人員管理的工作量及復雜度也在不斷加大,單純依靠傳統的管理手段,嚴重制約著云交設計院的管理提升。
      作為勘察設計單位,對人員信息的準確性要求很高,比如在各類招標中都會對有資質的人員數量提出要求。但由于人員分散到各個二級處室,這就增加了人員信息集中管理和實時更新的難度。而且各個處室經常需要根據各類項目投標要求,查閱全院有資質人員信息,所以對人員信息共享也提出了較高的要求。在傳統作業方式下,人力資源部被各種繁雜的事務性工作包圍,很難騰出精力再做人才培養、能力提升等管理工作。另外,在人員基礎信息都需要手工維護的狀態下,即使有了成熟的能力素質模型也難以真正落地實施。
      正是在這些現實問題下,經過多方考察論證,云交設計院于2013年對人力資源信息化建設正式立項,引進了宏景e-HR系統。在系統建設之初,云交設計院制定了總體規劃、分步實施的計劃,將項目劃分為兩期進行逐步建設:
      在一期建設過程中,利用e-HR系統建立起全院共享的人力資源基礎信息平臺,一是將全院人員信息整合起來,在一個數據平臺下對全院人員實現統一管理;二是通過業務關聯和授權維護,人力資源部門可以根據員工各類信息變動情況,自動維護動態子集記錄等,從而保證信息的實時準確;三是建立起全員共享和便捷的信息查詢機制,可以很方便地進行人員信息查詢,導出相關信息。
      項目二期:基于一期建設成果,預期將會對工作效率有所提升,并能夠逐步積累完善人員基礎信息,這樣就有精力和能力開展二期建設,主要包括績效管理、培訓管理、在線學習、在線考試、能力素質管理,實現人才管理方面的提升。目前,已經通過e-HR系統落實能力素質模型的應用,通過系統進行人員各項指標的采集與評價,發現人才的短板,并有針對性地進行培養培訓計劃。
      二、系統建設帶來的變化
      1.整合的人力資源信息平臺
      經過雙方項目組近一年的努力,充分調研了原來的管理模式,整合了400多個信息指標,建立了20多個信息子集,搭建起云交設計院的人員信息管理平臺,這個平臺的搭建為后續開展各項人力資源業務打下了堅實基礎。
      首先,在平臺內對全院人員信息進行了比較全面的采集,并為各個部門進行了相關權限的分配,也預置了各部門常用的查詢方式和常用報表,這樣各部門在平臺上可隨時獲取所需信息,真正實現了信息的有效共享,提高了整體配合效率。 

       

      其次,在準確信息的基礎上,項目組為我們配置了各種預警條件,比如證書到期提醒、員工生日提醒、合同到期提醒等,擺脫了依靠傳統小軟件、便利貼等操作,智能準確,基本不會再出現人事業務被遺忘的情況。
      2.規范高效的人力資源流程
      人員入職、轉正、調崗、調薪、離職等是所有組織人力資源管理的基礎內容,這類工作的基本導向是規范高效協同,即需要利用最少的成本實現規范準確的操作。這類工作與人員規模密切相關,人員規模越大則基礎性工作量越大,于是人力資源部門要投入大量人力和時間應付這些繁瑣的事務性工作。更為嚴重的是,人力資源部門往往由于陷入這些事務性工作而沒有時間和精力從事管理性、規劃性工作。換句話說這類工作的完成只能讓員工沒有不滿意,但卻無法讓員工真正滿意。企業競爭力的提升和人才開發培養必須依靠企業人力資源管理水平的整體提升。
      宏景e-HR在這個方面發揮了非常大的作用。通過e-HR系統將基礎管理流程信息化,越是大量的重復性基礎工作,信息化流程就越有優勢,邊際成本將會迅速降低。云交設計院利用信息化手段,借助宏景e-HR可視化的工作流引擎,同時與各類表單相結合,目前已經在系統內建立了員工入職、轉正、變動、調薪、出國、職稱晉升、職務晉升、離職、離退休等十余個業務流程,實現了員工從入職、轉正、調崗、調薪直到離職的全職業生涯周期管理,保證了基礎業務的規范執行。
      更值得重視的是,在業務流程中實現的各類業務處理結果都會同步變更員工信息,e-HR系統可以在業務流程結束后將變動信息自動歸檔,這樣就保證了員工信息的實時更新,并且留下所有業務操作過程的電子痕跡,實現了管理的可追溯,為各類勞動關系糾紛的解決預先留下了全面的證據鏈。
      3.實時準確的人力資源報表
      人力資源報表是人力資源部門非常重要的一項工作內容,每到季末或年底人力資源部門都會專門拿出一段時間,來進行各類人力資源數據統計分析,制作各類報表呈遞高層。而一旦企業高層臨時提出一個需求或者提出一個非常規的需求,人力資源部門就會花費很多時間專門進行數據統計、分析,還往往無法保證數據的準確性與及時性。雖然采用了Excel方式進行數據管理,較紙質管理方式有了很大進步,但是在數據匯總、分析、共享應用等方面仍存在巨大局限性。
      在前述建立起整合的人力資源信息平臺基礎上,并結合數據更新機制,云交設計院利用宏景e-HR系統中的表格工具,輕松將企業高層所需的各類報表以及向政府有關部門報送的各類報表樣式內置到系統中,可以隨時取數,瞬間自動生成報表。即使領導臨時提出非常規要求,人力資源部利用表格工具可以快速完成報表樣式的制作,報表即可自動生成數據。
      目前,云交設計院已經將《人員結構分析表》、《勞動報酬分析表》以及社保、年金等多類內部報表和政府及上級主管部門勞動統計中期末人數、平均人數、勞動報酬、工資構成、學歷構成、人員變動、增加人員、減少人員等各類統計報表自動生成,既提高了工作效率,還確保了數據準確,更好地支撐了企業人力資源管理決策。
      4.靈活便捷的薪酬保險管理
      薪酬保險管理與每個員工息息相關,包括日常的薪酬發放、社保繳納、薪酬調整等在內的大量工作,需要絕對準確,而且是一項工作量極大的工作。云交設計院目前在薪酬上采取了院級統籌、績效工資二級分配的管理體制,將員工薪酬分配的權利下放到各個二級處室,從而大大有利于激發員工的積極性。但由此帶來的問題是,由于各個二級處室并沒有人力資源管理人員,從而造成了薪酬管理以及與此相關的社保等各項管理更加復雜。
      利用e-HR系統,云交設計院人力資源部首先利用薪酬總額管理功能,對各二級處室的薪酬總額進行分配,然后各處室根據員工完成的項目工作量以及考核結果進行員工具體薪酬分配,并將分配結果導入系統。系統即可根據員工分配,完成養老、醫療等各項社保以及公積金的計算和繳納。e-HR讓復雜的薪酬管理工作自動化、簡單化和高效化。
      5.確保制度落地的績效管理
      績效管理是所有企業人力資源管理的重點,但是大多數企業都面臨著非常嚴重的績效管理落地難題。產生這一問題的原因是多方面的,從執行角度來說主要是如下幾個典型原因:績效管理本身的復雜性帶來了巨大的管理成本;績效管理缺乏執行力;打分過程中的趨中趨勢、手松手緊等影響了績效管理的公正性;直線經理和員工對績效管理的參與度和配合度有限等。云交設計院也在績效管理中遇到了這些典型問題。
      云交設計院對e-HR系統的引入寄予了很大的期望,當然信息化也不負眾望,大大地支撐了云交設計院的績效考核。云交設計院實行月度、季度、年度考核,每月進行360度評價,這種考核方法需要進行多主體多維度的復雜打分,雖然能夠較好地評價反饋員工能力特征,但是卻存在工作量大、多維度打分趨中趨勢明顯的問題。利用e-HR系統,只需要將考核關系配置到系統中,評價任務就會自動推送到員工的自助平臺上,點擊進入即可進行考核。同時e-HR對考核打分做了細致的參數設置,比如對同一考核者對多個考評對象評價為優秀的比例進行限制,還可設定對員工評價為優秀或較差的需要提交說明,這些參數設置能夠在很大程度上避免打分趨中以及手松手緊的問題。打分后系統即可自動完成結果計算,避免了收集考核表和匯總計算的麻煩。員工登錄自助平臺即可查看個人考核結果,直線經理隨后即可進行績效反饋?梢哉f,e-HR系統切實推動了績效管理的落地執行。 

       

      6.實現全員應用的自助平臺
      從知識型員工的特點來說,員工參與管理對于提升員工積極性和創造性是必要的,對于企業管理水平的提升也具有很大意義。因此,云交設計院高度重視基于e-HR系統自助平臺的建設和使用。
      在這個平臺上,員工可以按照授權查看自己的各項信息,包括個人基本信息及工資、績效結果、培訓班等信息,這種自助查看的方式提高了員工的知情權。員工還可以參與各類業務管理,比如參與績效打分、在線學習、在線考試、業務申請等,當然員工還可以通過意見箱、咨詢臺等線上渠道向人力資源部提出意見和建議。反過來,人力資源部也可以根據當前管理的關鍵問題制定調查問卷,由員工在線填寫后系統自動匯總分析,幫助企業了解和掌握員工對各項管理工作的態度和意見。
      自助平臺的應用極大地方便了員工了解企業信息、參與日常管理,改善了企業人力資源管理服務的提供方式和效率,對于提高員工滿意度、調動員工積極性起到了極大的作用。
      7.建立培訓體系,提高人才勝任力和組織競爭力
      知識技能資本是指企業花費在教育、培訓等人才綜合素質再提高方面的成本。它比一般的人力投入(如:短期激勵)會帶來更長期的收益。企業如何進行人才開發呢?如何使廣大員工的素質不斷得以強化和提高呢?最現實和根本的途徑是建立企業職位素質模型和員工職業規劃,進行有針對性的培訓、輪崗等有效的人力資本投資。
      云交設計院通過建立全面的培訓資源管理,對課程體系、教材、講師、培訓機構、場所和設備等培訓資源進行全面的管理,建立從培訓需求、培訓計劃到培訓實施與培訓評估的完整過程。
      云交設計院通過搭建在線學習平臺,員工可隨時隨地學習,擴大培訓覆蓋面,使每個員工都能得到學習的機會,幫助企業全面提高員工的素質。高效快捷的多媒體課程隨時更新,保證員工學到最新、最有效的內容。
      根據崗位要求、日?己、能力素質評估結果有針對性地向員工推送課件,推送的課程員工必須要進行在線學習并且考試,必學部分參與考核。員工也可以通過自助平臺進行課件選擇,這部分屬于選學,結果通過積分管理體系進行激勵,對學習過程進行控制,比如沒有學習完是沒有辦法考試的。
      創建和累計考試題庫,分手工、自由兩種組卷方式進行組卷,創建單選、多選、是非、填空、問答、計算題等題型,制定考試計劃,如:考試開始時間、時長等,啟動考試計劃時,向需要考試的人員發送郵件進行通知。 

       

      構建完善的培訓體系可以助力企業打造全方位的培訓環境,掌握未來人力技能需求的變化,提升員工素質,改善工作效率,增加員工貢獻度及企業整體生產力,并達到企業與員工共贏之目的。
      8.能力素質模型的應用
      人才的能力提升是我們人力資源管理永遠的話題,但系統的建設需要有個循序漸進的過程,只有建立起基礎的人力資源信息平臺,夯實了基礎管理能力,才能有能力、有精力進行更加專業的人才能力提升應用,在前期建設平穩運行后,我們啟動了能力素質模型的應用。
      云交設計院能力素質模型是通過對員工能力進行全面分析后建立的模型,這個模型不僅僅能作為培訓培養的依據,同時,也可作為績效考核指標制定的主要依據和職業發展的評價標準,最終以薪酬形式體現。能力素質模型只有有效支撐、協同人力資源其他管理工作,其建立、維護工作才有意義,作用才能發揮出來。云交設計院能力素質模型著重幫助領導干部和員工找出技能短板,針對性地提出培訓和培養計劃,解決培訓、培養工作針對性不強和有效性不高的問題。
      云交設計院能力素質模型指標分為三部分,一是核心素質,為企業文化建設需具備的能力,是對員工行為的要求,共設務實擔當、愛崗敬業、誠信服務、開拓進取四個指標;二是通用能力,是實現云交設計院戰略發展目標應具備的能力,體現員工工作方法的能力,共設目標管理、執行實施、溝通協調、系統思考四個指標;三是專業能力,是員工從事本職工作要求的專業技能,體現員工業務水平的能力,設置了專業技能一個指標。模型中的各項指標進行了量化,分5個等級,其中13級偏重執行,適用于員工;35級偏重管理,適用于領導干部。
      我們在系統內預置了各個模型的量化指標,采用全員評估的方式,對每個人的實際工作情況進行評估,系統會將評估結果自動與模型進行比對,自動生成相關的分析圖表,落實到每個人的能力素質子集中,這樣就為后續的針對性培訓提供了有效的依據,同時也為薪酬發放提供了數據基礎。通過能力素質模型的配置應用,打通了我院從能力評估、針對性培養、績效改進、再進行能力評估的閉合循環,真正為人才的循環提升做出了貢獻。 

       

      云交設計院的管理還會不斷進步,也會進一步建設和完善人力資源管理信息系統,更好地支撐起企業人力資源管理變革與提升、推動企業戰略實現和快速發展。 
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