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      【中國衛生人才】信息化助力醫院全面提升人力資源管理水平

      閱讀次數: 日期:2014-06-04

       
      [專家點評]宏景軟件 董事長 王玉霞  
       
      近幾年來,醫療衛生體制改革全面啟動,人事制度改革不斷深入。今年5月,醞釀多年的《事業單位人事管理條例》正式頒布實施,事業單位的崗位設置、公開招聘、績效工資等逐步落實到位。所有這些政策層面的舉措都將對醫院人事管理產生根本性的影響。
      具體來說,醫院一方面要按照事業單位公益性的要求,不斷加強人事管理制度規范和法制建設;另一方面則需要不斷提高人事管理的科學性,不斷提高管理效率和效果。這兩個方面作用到醫院具體的人事管理上,必然帶來如案例中所表述的工作量的快速增長,而且無論是醫院職工還是醫院領導也都會對醫院人事部門的管理水平提出更高要求;未來圍繞醫院人事關系和聘用合同的管理也將成為一個新的工作重點。
      很顯然,在工作強度增大,而人員編制有限的前提下,如何提高醫院人事管理規范性、工作效率和整體水平已經成為當前非常緊迫的任務。關于這一點,在本案中也有充分體現。通過對案例完整的分析,我們認為,醫院人事管理信息化正是破解這一難題的有效方式。
      首先,大量的重復性事務性工作都可以通過信息系統自動完成,確保高效準確。例如按照規定年度考核結果為優秀的員工可以晉升薪級工資,而系統可以很快就自動檢索出來,避免錯漏。再如,案例中列舉的需要上報衛生、人社等政府部門的各種報表,都可以一鍵自動生成。
      其次,可以將各種規范性流程轉變為信息系統自動化操作,讓不規范的操作無法通過,而且每個流程節點系統都可以設定自動提醒,徹底規避工作滯后問題。比如設定聘用合同到期提醒,系統就可以根據條件發出預警。再如,醫院內部的人事調動、崗位調整、職稱評審等各項工作都可以通過信息系統實現流程化和信息化。
      再次,醫療衛生系統的專業技術人員、管理人員比例非常高,這些人員都是德魯克所謂的知識工作者,他們有強烈的自主管理需要。而人事管理信息系統可以通過員工自助讓職工獲得更多的知情權和管理參與度,職工只需登錄系統就可以隨時查看考勤休假、工資、社保等各種信息。系統也可以將各種信息自動推送給員工,比如發薪后系統可自動向員工郵箱發送工資明細。
      應當說,這些應用已經是目前e-HR領域相當成熟的應用,這也在A醫院的案例中得到了非常具體的實現。我們還應當注意到的是,信息技術和人才管理實踐的新發展,為醫院人事管理信息化提供了更多的可能。首先,隨著移動終端和移動互聯網的發展,醫院可以基于系統進一步開展移動應用,職工通過手機就可以便捷地完成各種信息查詢。這樣,人事部就真正能夠提供一個無處不在、無時不在的及時服務。再次,大數據(big data)時代的到來,作用到醫院管理上,就是能夠從人事管理數據中為醫院領導者提供更多的決策依據,信息系統能夠將領導決策所需數據集成到領導系統桌面上,讓領導決策更科學,更有依據。
      總的來說,事業單位分類改革和人事制度改革要求醫院人事部門不斷提高規范化、科學化的水平,在這個節點上,人事部門如何更好地利用信息化手段提升整體管理水平,是未來醫療衛生系統人事管理工作者需要共同面對的課題。
       
      [案例背景]
       
      作為一家集醫療、教學、科研和預防保健為一體的三級甲等醫院,A醫院現有職工 1000余人,其中5位專家被評為國家有突出貢獻的專家, 40余位專家享受政府特殊津貼。
      近年來,隨著醫院的發展,規模不斷擴大,工作人員不斷增多,人力資源管理基礎性工作大幅增加,人員入職、崗位調整、離職、合同管理、考勤管理、報表統計、日常的薪酬核算、發放、保險等一系列事務性工作“淹沒”了人力資源處,加班成為醫院人事部門的工作常態。不僅如此,現有醫院的人力資源管理仍然處于傳統的人事管理階段和手工管理階段,人力資源管理的相關理念、手法和工具相對陳舊,未能合理規劃人力資源,這也導致無論是人力資源處處長王濤,還是其他同事,因每天都忙于事務性工作,處于焦頭爛額的狀態。這令王濤十分頭痛。
      以人事報表為例。醫院的人事報表來源多頭,不僅需要向院領導提供報表,還需要經常向主管單位,如人力資源和社會保障局、衛生局、統計局,甚至教育局提供各類報表,造成人力資源處工作量巨大,且準確性難以保證。面對日趨復雜而龐大的職工隊伍,人員信息發生變化,人力資源處的信息獲取往往滯后,無法及時更新。每次進行報表統計,醫院領導或其他科室領導要相關人力資源統計數據時,都會讓王濤他們忙上一陣子。
      醫院作為事業單位,受國家工資管理政策影響。薪資管理包括確定工資、轉正定級、職務晉升、年度晉級、工資套改、調整標準、離退休等,調資工作涉及每個醫務人員的切身利益,關注度高,不能出絲毫差錯。在傳統方式下,人力資源處的人員只能反復核算、重重把關,但仍然難以避免錯漏,這就使得人力資源處有時成為醫務人員投訴、上級領導批評的對象。
      此外,在傳統方式下,醫院各項人員變動管理基于手工形式,所有表單都由人力資源處管理,員工并不知道每一項申請的表單樣式及內容該如何填寫,只有到了人力資源處領取表單后由工作人員逐一講解才能完成表單的填寫,這無形中加大了溝通成本。在醫院人員規模不斷增長而且表單樣式不斷增多的情況下,醫院內不同類別人員的錄用、轉正、調入、內部職務變動、職稱評審、退休及證明等各類基礎人事業務流程的工作量和復雜性越來越高。這類流程性工作占用了人力資源處工作人員大量時間和精力,但規范性卻很難提高。
      面對一系列的問題,王濤意識到,在現今社會,“人”作為醫院發展的寶貴資源,其管理遠比以“事”為中心的“人事”管理復雜的多,這就需要先進的理念和工具來提高人力資源管理的工作效率、優化管理流程,使人事部門擺脫繁瑣事務性工作的束縛。這期間,多家軟件管理公司找到王濤,向其推薦e-HR人力資源管理系統。
      B軟件公司的趙毅表示,e-HR系統建設,可以帶給人力資源管理部門的是工作方式上的改變,采用“事找人的方式”,極大減輕了人力資源管理部門的工作量,切實提高人力資源管理者的工作效率和準確性,將人力資源管理者真正從繁重的事務工作中解脫出來。
      “比如您提到的報表問題,通過e-HR系統,可以解決日常人事業務的突發性工作,如實現查詢、統計、花名冊和登記表自動化應用,F在不管是醫院內還是主管單位要求的各類統計報表,都可以通過系統自動生成,各科室臨時要的人力資源統計數據,不用再發愁加班加點統計了。”
      “另外,通過 e-HR系統薪資管理模塊,可以實現人員調配與工資調資自動聯動,新增人員、職務變動、人員離退可自動通知薪酬專員,避免工作疏漏。系統自動檢索符合調資條件的人員,調資計算后可批量打印工資變動審批表和調資花名冊。根據醫院自身的工資政策,自定義工資指標、標準和公式,并且能夠滿足上級主管部門報送的要求。” 
      “e-HR系統還能根據醫院的實際情況和問題開發不同的功能,以此在很大程度上減輕人力資源管理部門在事務性工作上所花費的時間和精力,并提高員工滿意度,促進醫院的發展……”
      對于趙毅的介紹,王濤確實比較動心,e-HR系統確實可以解決當前人力資源處所面臨的一些問題,而且利用信息化手段來推動醫院人力資源管理現代化是一件很有意義的事情。然而,自己對于e-HR系統了解有多少,對市場上眾多的產品了解多少,e-HR系統怎樣才算成熟等問題都缺乏深入研究,如何選取合適的軟件公司,開發滿足醫院需求的e-HR系統是個難題。人力資源管理的信息化不是簡簡單單地把人力資源管理的各個模塊從實際操作中轉移成信息化操作,而是要實現信息和人力資源的有效結合,從而能最大程度上幫助醫院有效推進人力資源管理水平的提高,這是一個很有挑戰性的工作,軟件公司描述得天花亂墜,是否能實現仍是個問題。而且,e-HR是一個系統的工程,這需要醫院持續對各方面進行變革,并與院內其他管理系統進行整合、銜接,從而能真正、有效地利用e-HR系統為醫院服務。如果不菲的信息化投資不能切實為醫院帶來管理上的提升,那么人力資源處將面臨更巨大的壓力。王濤告誡自己不要盲目“跟風”,還是需要深入的思考。
       
      (文中所涉人物均為化名)
       
       
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