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      宏景e-HR助力超市發管理升級

      閱讀次數: 日期:2012-01-20

      宏景軟件高級咨詢顧問 朱國成

      北京超市發連鎖股份有限公司是北京市著名的超市連鎖企業,1999年10月完成股份制改造,成為北京首家股份制連鎖公司。超市發現有直營店74家,經營面積16萬平方米。公司連年榮膺“北京商業十大品牌”、“全國商業質量獎榮譽企業”、“北京市商業名牌企業” 等榮譽稱號。
       
      一、超市發面臨的人力資源管理問題
       
      超市發作為一家超市連鎖企業,面臨著該行業非常典型的人力資源管理問題:
      1、快速擴大的規模和門店數量導致人力資源管理體系難以有效貫徹。隨著企業快速發展,門店數量不斷增加,在這種情況下人力資源管理體系能否有效貫徹、各門店能否有效執行,成為超市發總部人力資源部面臨的現實問題。
      2、復雜的人員類別增加了管理難度。連鎖性經營企業中普遍存在人員類別復雜的現象,既包括企業自有人員,又包括各種供應商所屬人員,以及勞務派遣人員。不同的人員類別需要在人員管理、薪資管理、保險管理方面采取差異化的策略和管理方式,很顯然這將增加很多工作量。
      3、大量分散的門店人員流動帶來巨大的工作量和勞動糾紛風險。各個超市門店分散,而且人員數量較多,再加上人員流動頻繁,造成的結果就是總部人力資源部甚至無法及時掌握各門店的人員狀況。在此情況下,隨著國家對勞動合同管理規范性要求的提高,各門店管理水平高低不一,這樣整個企業將面臨很高的勞動糾紛風險。
      4、無法滿足企業高層對決策信息的需要。人力資源數據是企業高層進行決策的重要依據,因而對各類人力資源報表需求量很大。但傳統管理條件下,手工編制報表不僅耗費大量時間,更由于人員快速流動、信息分散,數據滯后、準確度不高。這些都制約了人力資源部門對高層決策的支持力度。
      5、無法滿足企業快速發展條件下加強管控的需要。超市行業具有很強的集中管控需求,因為集中管控能夠實現規模效應、降低管理成本、提高整體效能。但從地理分布上看,超市門店十分分散,因此人力資源管控能力亟待加強,加強對員工招聘、培訓、薪酬、保險等人力資源各環節的管控成為當務之急。

      二、信息化建設
       
      面對上述一系列問題、企業發展的新需求,超市發于2007年8月與宏景軟件啟動了人力資源信息系統建設,并于2008年初順利上線。系統涵蓋了組織機構、人員管理、薪酬管理、保險管理、培訓管理、報表管理等模塊,將超市發4000多名正式員工和3000多名退休職工全部納入了信息系統。
      系統投入使用后,大大提升了管理效率和精細化程度;谇捌趹贸晒,超市發又于2010年4月將系統升級到b/s架構,實現了基于internet的應用。截至目前,系統運行平穩,有效地支撐了超市發人力資源管理業務。

      三、信息化建設的價值

      建立起全面、規范的人力資源基礎信息庫
      基于e-HR系統,超市發建立起完備的人力資源信息庫,囊括了全集團組織機構、崗位及人員基礎信息。這就從根本上解決了過去各門店人員信息分散、人員流動頻繁,而總部人力資源部信息殘缺不全、嚴重滯后的問題,全面掌握了集團人力資源的“家底”。
      工作效率大幅提高,管控能力不斷增強
      超市發所有人員的薪酬、保險都在總部集中發放,因此每到月底人力資源部工作量巨大;反過來,分散發放又擔心失控風險,這是所有連鎖企業面臨的問題。
      系統建成后,只需每月底將考勤數據導入,系統自動完成當月薪酬核算;各類社會保險繳納數額也根據預設的繳費基數、繳費比例自動完成計算;然后,系統自動完成個人所得稅的核算、扣繳;最后,系統還支持一鍵完成銀行報盤數據生成,只需提前根據銀行要求完成數據格式設定。
      很顯然,系統承擔了傳統手工方式的工作內容,帶來了工作效率的大幅度提升,同時又確保了準確率。更重要的是,這種方式突破了總部對下屬門店薪酬、保險管控的局限,實現了各個門店、所有人員有效管控。
      業務自動預警提醒,管理變被動為主動
      人力資源管理中很多工作都有嚴格的完成時限要求,比如勞動合同管理。面對數千人的管理,事項繁多,完全依靠手工方式很容易顧此失彼。
      人力資源管理信息系統則可以輕松地化解這個問題。如上面提到的勞動合同管理,只需在系統內預設好合同到期提醒,那么系統就將自動在合同到期前一定時間(如在系統內設定為7天)進行提醒,顯示到對應管理人員系統首頁上的預警提示區域;此時,只需點擊鏈接即可辦理合同續簽或終止手續。這樣,再也不必擔心頻繁的人員流動,勞動合同管理井然有序。
      當然,人力資源管理的其他業務都可以設定類似的預警提示功能,這樣就讓工作變被動為主動,不是“人找事”、而是“事找人”,待辦工作事項自動提醒、自動排到相關人員的日程上。
      便捷的統計分析,快速響應決策數據需求
      超市發的快速發展對人力資源部的決策支持能力提出了越來越高的要求,企業高層決策經常需要各種人力資源數據報表。

       
      e-HR系統人員結構查詢圖
      目前,超市發人力資源部可以從信息系統中隨時進行數據查詢、統計,生成各種統計報表、分析圖表;還可以隨時根據領導決策的統計指標需求,在系統內繪制報表格式,隨后系統就可以自動取數、生成報表。自動查詢統計、報表輸出功能將超市發人力資源部門從龐雜的報表制作中解脫出來,只需及時維護基礎信息,及時性、準確性都可以得到保證。
      e-HR系統推動了超市發人力資源管理體系的全面提升。在目前應用成果的基礎上,如何進一步推進e-HR應用深度,支撐集團門店擴張和管理升級,是擺在超市發人力資源部門面前的現實課題。

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